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Assistant de direction générale, chargé de la coordination du pool des assistants de direction générale (H/F)

Publié le

Direction du Secrétariat Général et de l'Observatoire, cellule de gestion.

Contexte

Au sein d’une équipe composée d’une archiviste, de trois assistantes de direction générale et d’une secrétaire assistante, chargées de l’accueil physique, téléphonique et du secrétariat de la direction générale et de la direction, ainsi que de la documentation.

Au sein de la Direction du Secrétariat Général et de l’Observatoire comprenant 3 entités : la Cellule de gestion, le Service juridique vie des assemblées et le Service évaluation et Contrôle de gestion.

Le poste

Chargé de l’assistance au quotidien du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe « Citoyenneté et Ressources ».

Chargé de la coordination du pool assistants de la direction générale.

Binôme de la Responsable de Cellule de gestion de la DSGO.

Découvrir Saint-Herblain

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Missions

Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique et vous aurez en charge la gestion et le suivi des courriers, des courriels, des parapheurs et des agendas.

Vous serez chargé de l’organisation et de la logistique des réunions et vous élaborerez les supports de réunions et d’informations.

Vous gérerez les stocks et les commandes de fournitures.

Vous assurerez la rédaction et transmission de notes de services/internes ainsi que le suivi des boites mails génériques et l’alimentation des espaces collaboratifs.

Vous serez le « relai communication » entre les organismes extérieurs (Nantes Métropole, autres communes, réseau et conférence des DGS, …) et la direction générale et vous assurerez la recherche et/ou la réception des éléments (comptes rendus de réunions, convention de gestion, plans,…) pour transmission auprès de la Direction Générale.

Vous serez en charge de la gestion des instances de la Ville en assurant la préparation et le suivi des instances municipales. Vous vérifierez la conformité des procédures administratives (circuit de validation, échéances, charte graphique etc…).

Vous assurerez la gestion RH du pool des assistants et de la Direction Générale (suivi des plannings, suivi des tickets restaurants, suivi des absences, suivi des formations, suivi des frais de déplacements, missions relatives à l’accueil des nouveaux arrivants/stagiaires) ainsi que la gestion administrative et comptable de la cellule (suivi du budget de la DG, gestion des bons de commandes et des factures, gestion des cartes de parking et essence, suivi des tickets informatiques et matériels)

Vous serez chargé du suivi des indicateurs d’activités, de l’alimentation des bases de données ou des tableaux de bord (réalisation de statistiques périodiques et bilan annuel).

Vous élaborerez les supports et la diffusion de l’information et vous veillerez au bon classement et archivage papier et numérique en respectant le cadre réglementaire des données personnelles.

Profil

BTS Assistant de Direction ou équivalent, ou disposant d’une expérience significative en assistanat de direction et/ou d’administration des collectivités locales.

Professionnel d’une grande discrétion, avec des qualités rédactionnelles et relationnelles reconnues et possédant un réel esprit d’équipe ; sachant travailler en autonomie et en transversalité, dans le respect des circuits et procédures.

Exigeant en termes de qualité et de respect des délais ; sachant gérer les priorités ; organisé, rigoureux, sachant prendre des initiatives et être force de proposition.

Sens du service public et de l’intérêt général. Connaissances souhaitées du fonctionnement des collectivités territoriales et des compétences des services municipaux.

Bonne maitrise des outils Internet, Intranet, bureautiques (Word, bases de données Excel, Powerpoint, One Note).

Connaissances souhaitées des logiciels spécifiques (type Astre, Dotelec, Acte Office…).

Renseignements

Isabelle Maquaire, Responsable de la cellule de gestion de la DSGO au 02 28 25 20 62.

Informations complémentaires

Particularité du poste 

Permanence (environ 3 demi-heures par semaine en roulement avec les autres assistantes) à savoir : du lundi au vendredi de 08h00 à 08h30 et de 17h30 à 18h00 sauf le vendredi soir et les vacances scolaires.

 Nos avantages :

 -Titres restaurant à 8€

-Une participation à la mutuelle et prévoyance

-Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu’aux vacances

-Une prise en charge pour vos déplacements (TAN, vélo électrique et TER)

Rémunération :

Statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle

 Poste à temps complet, à pourvoir dès que possible.

Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.

Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux -Catégorie B.

Date limite de candidature : 15 juin 2024