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Assistant en contrat d’apprentissage (H/F)

Publié le

Direction des Affaires Culturelles, Service la Maison des Arts.

Contexte

La Maison des Arts est un équipement culturel de la Ville de Saint-Herblain. Établissement d’enseignement artistique classé Conservatoire à rayonnement communal pour son enseignement musical, elle propose un enseignement en musique et en arts plastiques à près de 1300 élèves.  De nombreux projets autour de la pratique artistique y sont également organisés.

Le service la Maison des Arts est constitué de 5 pôles : le pôle « Administration-Accueil », le pôle « Technique et Sécurité », le pôle « Action Culturelle-Communication et Musiques Actuelles », le pôle « Enseignements » et le pôle « Éducation artistique et culturelle ».

L’apprenti sera rattaché au pôle Administration – Accueil.

Découvrir Saint-Herblain

Vous ne connaissez pas Saint-Herblain ? Découvrez la ville, son cadre naturel, son histoire et sa place dans la métropole sur nos pages « Découvrir Saint-Herblain ».

Missions

Assister la responsable du pôle Administration de la Maison des Arts.

Assister pour certaines missions (RH) la responsable de la cellule de gestion de la Direction des Affaires Culturelles.

Etre en lien avec la responsable du pôle technique et le responsable du pôle action culturelle pour l’organisation des manifestations.

GESTION ADMINISTRATIVE

  • Conception d’outils de suivi.
  • Suivi des demandes de subvention.
  • Élaboration de dossiers de présentation pour différents Comités Techniques.
  • Rédaction et mise en forme de courriers et documents administratifs.
  • Création et suivi de tableaux, statistiques et graphiques ; participation au rapport d’activité du service.
  • Organisation des déplacements des agents et enseignants du service (réservation de billets de train, hôtels).
  • Commande et suivi des fournitures du pôle enseignements – départements arts plastiques et Enregistrement des partitions dans le logiciel métier et suivi des emprunts.

ACCUEIL DU PUBLIC 

  • Accueil physique et téléphonique : assurer l’accueil général de la Maison Des Arts en roulement avec les agents du pôle (orientation, 1er niveau d’informations).
  • Renseignement des usagers sur l’offre de la Maison des Arts et des autres services culturels de la ville.

SUIVI ADMINISTRATIF EN  RESSOURCES HUMAINES

  • Suivi des contrats d’embauche des artistes et intermittents du spectacle en lien avec la responsable du pôle technique et la responsable de la cellule de gestion.
  • Suivi des contrats d’embauche des modèles vivants pour les cours d’arts plastiques en lien avec la responsable de la cellule de gestion et les enseignants.
  • Suivi de formation des agents du service en lien avec la Direction des Ressources Humaines.

ASSISTANCE LOGISTIQUE

Aide à l’organisation des manifestations de la Maison des Arts :

  • Recensement des besoins de repas, caterings et bar auprès des porteurs de projets d’action culturelle du service.
  • Planification sur l’année scolaire et réservation auprès des traiteurs, organisation logistique liée aux évènements (loges, accueil artistes, installation du couvert…).

GESTION BUDGÉTAIRE

  • Suivi de l’action culturelle : budget, statistiques, rédaction des contrats de prestations en lien avec la responsable du pôle Administration, le responsable du pôle action culturelle et les différents porteurs de projets.
  • Saisie de l’ensemble des bons de commande du service (logiciel astre), en lien avec la responsable du pôle Administration de la Maison des Arts.
  • Rapprochement des factures de l’ensemble du service.

Profil

  • Rigueur et discrétion.
  • Travail en équipe et en transversalité.
  • Esprit d’analyse.
  • Qualités rédactionnelles : maîtrise des règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe, d’expression orale et écrite.
  • Qualités relationnelles et d’écoute.
  • Curiosité d’esprit.
  • Etre force de proposition.
  • Autonomie.
  • Sens des responsabilités.
  • Capacité d’anticipation et d’adaptation ; savoir gérer son temps (tenir compte des priorités et des échéances).
  • Disponibilité liée aux contraintes horaires.
  • Maîtrise des logiciels bureautiques : word – excel, power point – capacité à se former sur les logiciels métiers (Imuse pour le suivi des élèves et des partitions, astre : logiciel budgétaire).

Compétences requises

Renseignements

Sandrine LE TERRIEN, Responsable du pôle Administration – sandrine.leterrien@saint-herblain.fr – 02 28 25 25 83

Maud ABLON, Responsable de la Maison des Arts – maud.ablon@saint-herblain.fr – 02 28 25 25 80

Informations complémentaires

La formation

DUT- Gestion des Entreprises et des Administrations – option Gestion Comptable et Financière en priorité.

BTS Gestion des PME.

BTS Soutien à l’Action Managériale.

 Conditions de travail

Organisation du temps de travail : Temps annualisé sur 6 jours – (Assurer l’accueil le samedi matin en roulement avec les autres agents du service – 1 samedi matin par mois en moyenne) et présence pour l’accueil des spectacles en soirée ou samedi.

Récupération sous forme de congés pendant les vacances scolaires.

La pose de congés en dehors des vacances scolaires n’est pas possible.

Tickets restaurants et adhésion possible au COSC (Comité des Œuvres Sociales et Culturelles).

Date de prise de poste : 1er septembre 2024

Date limite de candidature : 15 mars 2024