Responsable de l’unité état civil (H/F)

Au sein de la Direction de la prévention et de la règlementation (64 personnes), le service démarches administratives se compose de deux pôles dont l’un concerne les cimetières. Vous serez affecté au pôle état-civil au sein de l’unité état civil.

Vous garantirez l’instruction, le dressé des actes d’état-civil, quelle que soit leur nature (naissance, mariage, décès), et la tenue des registres, sur un territoire accueillant plusieurs établissements de santé (CHR, maternité). Vous superviserez la constitution des dossiers de mariage et de parrainage civil, l’instruction des Pacs (enregistrement/modification/dissolution), ainsi que les changements de nom/prénom et rectifications administratives.

Vous serez également en mesure d’accueillir vous-même, d’instruire et de renseigner le public dans le périmètre relevant du pôle. Enfin, vous contribuerez à la mise en œuvre du projet de mandat sur la qualité de la relation aux usagers.

Vos missions se répartiront en deux axes :

Expertise

• Sécuriser les actes : superviser l’instruction des demandes, contrôler et diffuser les bonnes pratiques, mettre à jour les procédures, venir en régulation des situations le cas échéant,
• Instruire les demandes, collaborer étroitement avec les services ressources et/ou autorités de tutelle,
• Etre administrateur des logiciels métier.

Management

• Organiser l’activité et répartir les tâches selon le planning défini, contribuer au suivi statistique,
• Manager et gérer l’équipe, assurer le développement des compétences, l’évaluation de l’activité des agents, les entretiens professionnels,
• Contribuer au collectif d’encadrement et à l’animation d’équipe : assurer des temps de coordination et de suppléance, mettre en œuvre les objectifs fixés, faciliter la cohésion d’équipe, appuyer la hiérarchie.

Compétences techniques

•  Maîtrise du cadre réglementaire en matière d’état civil
• Bonne connaissance des procédures administratives et/ou juridiques relatives aux activités du poste
• Pratique des logiciels bureautiques (Word, Excel) et des logiciels spécifiques liés au poste
• Maîtrise des principes et techniques du management opérationnel
• Maîtrise des techniques d’accueil et des règles de communication, capacité à gérer les conflits

• Expérience confirmée sur un poste similaire (service à la population).
• Aptitude managériale
• Capacité d’analyse et rigueur
• Pédagogie
• Sens du service public, diplomatie
• Esprit d’initiative, capacité à rendre compte
• Discrétion professionnelle, neutralité
• Sens du travail en équipe

Clara Ménard, Responsable du service démarches administratives au 02 28 25 23 23.

Rhizlaine Foulier, Responsable du pôle état civil et formalités au 02 28 25 22 42.

Date de prise de poste : dès que possible

Particularités du poste

37h30 heures hebdomadaires (RTT)

Travail le samedi matin (9h-12h), par roulement (environ 1 samedi sur 4)

Travail le samedi après-midi (selon les célébrations programmées)

Personne ressource lors des astreintes (mariage in extremis), selon l’organisation définie

Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme

Cadre d’emplois des adjoints administratifs – Catégorie C

Date limite de candidature : 3 décembre 2023