Responsable du Service démarches administratives

Au sein de la Direction prévention et réglementation (64 personnes), vous intégrez un collectif d’encadrement dynamique (directrice, responsable administrative et deux autres chefs de service), soucieux de participer activement à la mise en œuvre des projets du mandat (embellissement et végétalisation des cimetières ; gestion de la relation aux usagers) et aux réflexions en cours sur les grands enjeux qui traversent les collectivités territoriales (transition énergétique, décarbonation des services publics, etc.).

En qualité de responsable du service vous encadrez une équipe de 24 personnes, réparties en deux pôles – cimetière (4 personnes) et état civil-formalités (20 personnes) – placés chacun sous la responsabilité d’un encadrant intermédiaire. Vous supervisez le fonctionnement d’un service à la population ouvert du lundi au samedi sur 6 sites différents : hôtel de ville, mairie annexe des Thébaudières, Carré des services (Espace France Services), polyclinique Elsan, cimetières du Tillay et de l’Orvasserie. La création de deux pôles de services publics, en 2023 et 2024, viendra compléter le maillage territorial du service.

Management d’équipe et partenariat

• Animer et encadrer une équipe (responsables de pôle, responsables d’unité, agents).
• Décliner les missions du service conformément au projet de service/projet de direction.
• Gérer le personnel et son temps de travail.
• Définir le plan de formation du service et superviser le processus de formation continue en interne.
• Travailler en partenariat avec les acteurs externes (autres collectivités, opérateurs funéraires, cadres de santé, etc.) et internes à la collectivité (contribution aux projets du mandat pilotés par les autres directions).

Gestion administrative et financière du service

• Élaborer des budgets prévisionnels et superviser le suivi des dépenses et recettes.
• Assurer le suivi des marchés publics dans le domaine funéraire (exhumations, entretien des espaces verts, travaux d’aménagement).
• Élaborer les indicateurs de pilotage, produire des rapports d’activité et contribuer au processus d’amélioration continue de la direction.

Pilotage de projets et prospective

• Piloter la politique funéraire (gestion des concessions et reprises administratives ; végétalisation et embellissement des cimetières).
• Piloter l’instruction des CNIS/Passeports et des formalités administratives (inscription sur les listes électorales, attestations d’accueil, recensement, titres de transport, ).
• Piloter l’activité de l’état civil (rédaction des actes, tenue des registres, délivrance d’extraits et de copies d’actes, dossiers de mariage, PACS et parrainage républicain, rectification administrative, changement de nom et prénom, etc.) et appuyer les élus de permanence pour les mariages in-extremis.
• Sécuriser les procédures de délivrance de l’ensemble des actes et formalités administratives et funéraires.
• Mettre en œuvre la dématérialisation des services en lien avec les partenaires institutionnels.
• Contribuer en transversalité à la qualité de la relation aux usagers (GRU, pôles de services publics).
• Assurer un conseil administratif et juridique et veiller au respect des évolutions règlementaires et législatives pour l’ensemble des pôles (cimetières, état civil et formalités).

• Diplôme de l’enseignement supérieur (Bac +4 au minimum) dans un domaine réglementaire ou juridique, ou justifier d’une expérience similaire dans le domaine.
• Connaissance de la réglementation funéraire, de l’état civil et des formalités administratives.
• Connaissance des enjeux d’un service à la population.
• Aptitude managériale et leadership.
• Maîtrise des techniques de conduite de projet.
• Capacité de proposition, d’anticipation et d’alerte.
• Capacités rédactionnelles.
• Qualités d’analyse, d’organisation et de rigueur.
• Aptitude au dialogue et sens de la négociation.
• Connaissance des outils informatiques (bureautique et logiciels métiers – Cityweb, Alto, Adagio, Maestro, JVS, Gescime ; dispositif de recueil ; signature électronique).

Séverine GERMAIN, Directrice prévention et réglementation  02 28 25 25 78

Poste à temps complet, à pourvoir à partir 1^er mai 2023.

Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.

Cadre d’emplois des attachés territoriaux- Catégorie A.

Avantages :

Tickets restaurant d’une valeur de 8 euros- Participation de la Ville si vous êtes titulaire d’un contrat de santé et ou de prévoyance labélisé-Participation à hauteur de 50% de la Ville aux abonnements de transports en commun annuels-Participation de la Ville aux abonnements à un service public de location de vélos- COSC-

Date limite de candidature : 31 mars 2023