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Un responsable du pôle état civil et formalités (H/F)

Publié le

Direction de la Prévention et de la Règlementation, Service démarches administratives.

Contexte

Vous intégrerez une équipe dynamique et soucieuse d’assurer un service public de qualité au plus près de la population, sur un territoire en croissance démographique comportant une maternité (4000 naissances par an).

Vous encadrerez hiérarchiquement et animerez deux équipes (de 12 et 10 personnes chacune à ce jour), réparties sur 4 sites (Hôtel de ville, Pôle de services publics du Sillon de Bretagne, Carré des services, bureau d’état civil de la maternité): l’une en charge de l’instruction des actes d’état civil, l’autre en charge de l’instruction des titres d’identité et des titres de transports, agissant chacune sous la responsabilité d’un encadrant de proximité que vous superviserez. Vous serez placé sous l’autorité de la responsable de service, en charge également du Pôle cimetières.

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Missions

Vous garantirez l’instruction des demandes relevant d’un régime règlementé, ou dans le cadre des compétences déléguées par l’État. Vous serez également en mesure d’accueillir, d’instruire et de renseigner le public dans le périmètre relevant de votre pôle. Enfin, vous contribuerez à la mise en œuvre du projet de mandat sur la gestion de la relation aux usagers.

Organisation de l’activité

  • Organiser l’activité pour garantir la continuité et la réactivité du service.
  • Sécuriser les actes : assurer le recueil de procédures, la veille et l’appui réglementaire, contrôler et diffuser les bonnes pratiques, contribuer à la régulation du public le cas échéant.
  • Gérer des dossiers en propre, collaborer étroitement avec les acteurs externes (préfecture, CERT, ANTS, Nantes Métropole, etc.).

Management d’équipe et partenariat

  • Manager l’équipe : assurer la gestion du personnel et du temps de travail, évaluer l’activité des agents, développer leurs compétences, animer l’équipe.
  • Etre administrateur des logiciels métier : en lien avec le service informatique, superviser les migrations, assurer l’interface avec les administrations partenaires.
  • Contribuer au collectif d’encadrement : assurer la suppléance de la responsable de service, décliner en plan d’actions les objectifs fixés par la direction.

 Suivi administratif et financier du pôle

  •  Assurer le suivi budgétaire du pôle (fonctionnement et investissement).
  • Assurer une veille réglementaire sur la législation et la jurisprudence.
  • Piloter le suivi de l’activité et de la production des statistiques du pôle.

Profil

Expérience confirmée sur un poste similaire.

Aptitude managériale confirmée.

Maîtrise du cadre réglementaire et légal en matière d’état civil et de formalités.

Bonne connaissance des procédures administratives et/ou juridiques relatives aux activités du poste.

Pratique des logiciels bureautiques (Word, Excel) et des logiciels spécifiques liés au poste (COMEDEC, Cityweb, Alto, Adagio, Maestro, JVS, Dispositif de recueil, Signature électronique).

Maîtrise des principes et techniques du management opérationnel.

Maîtrise des techniques d’accueil et des règles de communication, capacité à gérer les conflits.

Capacité d’analyse et rigueur.

Sens du service public, diplomatie, aptitude à la médiation.

Autonomie et esprit d’initiative, capacité à rendre compte.

Discrétion professionnelle.

Sens du travail en équipe.

Renseignements

Clara MÉNARD, responsable du Service démarches administratives – 02 28 25 23 19

Séverine GERMAIN, directrice de la prévention et de la réglementation – 02 28 25 25 78

Informations complémentaires

Conditions de travail :

Cycle de travail hebdomadaire de 36 à 40 h, du lundi au vendredi, avec RTT en conséquence.

Poste éligible au télétravail (1 jour par semaine)

Nos avantages :

 -Titres restaurant à 8 €

-Une participation à la mutuelle et prévoyance

-Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu’aux vacances

-Une prise en charge pour vos déplacements (TAN, vélo électrique et TER)

-Ratio d’avancement de grade fixé à 100%

 Rémunération :

Statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle

Poste à temps complet, à pourvoir à compter du 1er septembre 2024.

Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.

Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux – Catégorie B.

Date limite de candidature : 18/07/2024