Organisation d’une manifestation associative
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La Ville peut apporter un soutien en matière de conseil, de logistique et de communication pour les évènements organisés sur le territoire herblinois.
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Organiser une manifestation associative, c’est avant tout anticiper, planifier et recenser les moyens nécessaires.
L’accompagnement s’adresse à toute association implantée ou agissant sur le territoire de Saint-Herblain, après inscription auprès de l’Espace ressources à la vie associative du Carré des services publics.
Bon à savoir : s’inscrire à l’Espace ressources à la vie associative
Pour bénéficier de l’accompagnement et des services de l’Espace ressources à la vie associative, situé au Carré des services publics, les associations doivent transmettre au Service vie associative, de préférence par mail à vie.associative@saint-herblain.fr, un dossier comportant :
- une copie des statuts ;
- une copie du récépissé de la déclaration en préfecture ;
- une liste à jour des membres du conseil d’administration et/ou bureau de l’association avec leurs contacts (adresse, téléphone et mail).
Il convient de :
- prendre contact avec le service par téléphone, afin de présenter l’association (s’il s’agit d’un premier contact) et l’évènement qui sera inscrit dans le calendrier des manifestations ;
- compléter le dossier « Demande d’organisation de manifestation associative » disponible en ligne, et en faire le retour au service au moins 3 mois avant la date de la manifestation ;
- participer au besoin à une rencontre avec les services municipaux concernés sur le site prévu de la manifestation.
Le dossier sera ensuite instruit en fonction de sa faisabilité technique et des arbitrages des élus municipaux.
Les ventes au déballage (vide-greniers, bourse aux vêtements, brocante…) doivent faire l’objet d’une déclaration préalable auprès du maire de la commune dont dépend le lieu de la vente. À Saint-Herblain, ce document doit être joint au dossier de demande d’organisation de manifestation pour obtenir une autorisation d’utilisation du domaine public et/ou bénéficier d’un soutien logistique. Le défaut de déclaration préalable de vente au déballage est sanctionné par une amende.
Par ailleurs, l’association organisatrice devra tenir un registre, dont elle aura numéroté les pages, qui sera paraphé par le Maire permettant l’identification des exposants. Ce registre doit être mis à la disposition de tout contrôle pendant la durée de la vente au déballage et remis à la préfecture au plus tard dans un délai de huit jours sous peine de sanction d’emprisonnement et d’amende.
Bon à savoir : l’organisation des manifestations associatives doit respecter certaines règles, évolutives en fonction de la situation sanitaire. Cette fiche pratique décrit le fonctionnement habituel du service. Pour connaître les dispositions qui s’appliquent pendant une période de crise, contactez le service par mail.