Un responsable de cellule de gestion (H/F)

La Direction du secrétariat général et de l’observatoire est composée d’une cellule de gestion, d’un service évaluation et contrôle de gestion, ainsi que d’un service juridique et vie des assemblées.

Le responsable de cellule de gestion est placé sous l’autorité de la Directrice et en lien étroit avec les responsables de service de la direction, ainsi qu’avec la direction générale et les autres directions de la collectivité.

Vous serez amené à encadrer l’équipe de la cellule de gestion (6 agents : l’archiviste et son apprentie, les deux assistantes de la direction générale et les deux secrétaires-assistantes des services). Vous animerez et organiserez le travail de l’équipe : accueil physique et téléphonique, secrétariat, gestion des parapheurs, des bons de commandes et factures….

Vous assisterez la directrice dans la préparation, la gestion et le suivi de ses dossiers, projets et réunions. Vous serez, en outre, garant de l’organisation administrative de la direction.

Vous assurerez la gestion budgétaire globale de la direction, intégrant l’élaboration et le suivi des budgets, ainsi que des marchés publics, en relation étroite d’une part, avec les responsables demandeurs au sein de la direction, et d’autre part, les services finances et commande publique de la Ville.

De plus, vous vous chargerez de la gestion déconcentrée des ressources humaines, de la gestion des contractuels et stagiaires, en lien avec la Direction des ressources humaines de la Ville.

Par ailleurs, vous serez chargé de gérer des tableaux de bord. Vous élaborerez le rapport d’activités de la cellule de gestion.

Vous encadrerez l’archiviste de la collectivité et la soutiendrez dans la réalisation de ses missions, en particulier dans la conduite du projet de mise en place du système d’archivage électronique, en lien avec le service commun de la métropole. Enfin, vous serez référent du système d’informations de la direction (gestion de l’arborescence informatique, des ressources partagées, des droits d’accès…).

Pour l’ensemble de ces missions, vous serez garant des procédures, règlements et chartes internes ainsi que du respect des délais. Vous centraliserez la collecte et diffusion de l’information, et veillerez à développer une communication répondant aux enjeux de la direction, notamment via des outils structurés et partagés (en réseau, sur le portail intranet de la ville, sur des espaces collaboratifs…).

De formation supérieure, ou disposant d’une expérience significative en matière de gestion et comptabilité publique et/ou d’administration des collectivités locales, vous disposez également d’une expérience en encadrement d’équipe.

Vous êtes intéressé par les activités de la direction (juridique, assurances, vie des assemblées, élections, observatoire et évaluation des politiques publiques, contrôle de gestion et audits).

Vous avez des qualités rédactionnelles et relationnelles reconnues et possédez un réel esprit d’équipe ; vous savez travailler en autonomie et en transversalité.

Vous avez le sens des responsabilités et des délais, êtes organisé, rigoureux, savez être force de proposition et de conviction. Vous savez prendre des initiatives et avez le sens du service public et de l’intérêt général.

Enfin, vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques, une connaissance des bases de données, ainsi que des logiciels spécifiques (Astre, Dotelec, Acte Office…).

Christelle Le Calvé – Directrice – 02 28 25 20 61.

Avantages :

-Titres restaurant à 8€

-Une participation à la mutuelle et prévoyance

-Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu’aux vacances

-Une prise en charge pour vos déplacements (TAN, vélo électrique et TER)

Rémunération :

Statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle

 Conditions de travail :

Possibilité de télétravail selon le cycle de travail choisi et en concertation avec la hiérarchie

 Poste à temps complet, à pourvoir dès que possible.

Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux. Catégorie B.

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.

Date limite de candidature : 31 mai 2024