Organisation d’une manifestation associative
Publié le | Mis à jour le
Sommaire
La Ville peut apporter un soutien pour les évènements organisés sur le territoire herblinois.
Sommaire
Votre démarche en ligne
Espace associations - Portail numériqueOrganiser une manifestation associative, c’est avant tout anticiper, planifier et recenser les moyens nécessaires.
L’accompagnement s’adresse à toute association implantée ou agissant sur le territoire de Saint-Herblain, et enregistrée dans le portail numérique Espace associations.
Bon à savoir : enregistrer votre association auprès des services de la Ville.
Pour bénéficier de l’accompagnement et des services de la Ville, les associations doivent être référencées dans le portail numérique Espace associations.
Pour enregistrer votre structure, vous devez disposer d’un n° de SIRET et des documents suivants :
- Statuts en vigueur
- Récépissé de déclaration de création ou de modification en sous-préfecture
- Liste des responsables avec leurs coordonnées (adresse, tél., e-mail). Un modèle est disponible en cliquant ici (à télécharger et remplir sur votre PC).
- Pour une mise à disposition de salle, il faudra également fournir une attestation d’assurance responsabilité civile et le règlement des salles municipal signé
Il convient de :
- Communiquer la date de votre évènement, dès que vous la connaissez, par email au service vie associative (vie.associative@saint-herblain.fr) ;
- Pour une première demande, prendre contact avec le service par téléphone ou par email, afin de présenter l’association et l’évènement ;
- Dans l’Espace associations effectuer une demande d’organisation de manifestation associative au moins 3 mois avant la date de la manifestation ;
- Participer, au besoin, à une rencontre avec les services municipaux concernés sur le site prévu de la manifestation.
Vous recevrez une réponse au minimum un mois avant l’évènement.
Si vous rencontrez des difficultés à saisir votre demande sur l’Espace associations, nous vous invitons à prendre contact avec le service vie associative. Plusieurs types d’accompagnement sont mis en place.
Les ventes au déballage (vide-greniers, bourse aux vêtements, brocante…) doivent faire l’objet d’une déclaration préalable auprès du maire de la commune dont dépend le lieu de la vente. À Saint-Herblain, ce document doit être joint au dossier de demande d’organisation de manifestation pour obtenir une autorisation d’utilisation du domaine public et/ou bénéficier d’un soutien logistique. Le défaut de déclaration préalable de vente au déballage est sanctionné par une amende.
Par ailleurs, l’association organisatrice devra tenir un registre, dont elle aura numéroté les pages, qui sera paraphé par le Maire permettant l’identification des exposants. Ce registre doit être mis à la disposition de tout contrôle pendant la durée de la vente au déballage et remis à la préfecture au plus tard dans un délai de huit jours sous peine de sanction d’emprisonnement et d’amende.
Bon à savoir : L’organisation des manifestations associatives doit respecter certaines règles, évolutives en fonction de la situation sanitaire ou sécuritaire.
« * » indique les champs nécessaires